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購買の必要性

第3回:流通在庫などの在庫管理は適正にできていますか?

流通在庫などの在庫管理は適正にできていますか?

お店でお客様に配るポイントカードや印刷物などの※1 社内物品、どのお店にどのくらいあるのか、きちんと在庫管理できているでしょうか?

社内物品の購入は本社で一括して行うシステムを導入しているものの、各店舗から本社への補充発注とそれに係る業務は手作業で行っている企業は少なくありません。

さらに多くの企業で社内物品の配送は「商品と一緒」に行われており、配送コストをおさえた運用になっていますが、時には店舗に配送する商品の量が多いと、社内物品がトラックに積みきれないという事も発生し、社内物品の納期は遅延しがちといった状態になってしまうという話もよく聞きます。

このような状態が発生すると、店舗側は社内物品の在庫切れを危惧し、本来の必要数よりも少し多めに補充するような習慣が生まれ、店舗に過剰な流通在庫が発生する要因になってしまいます。

店舗に過剰な流通在庫が発生

流通在庫は「見えにくいコスト」

本社では管理する事が難しい流通在庫が増えるとどんな問題が発生するのでしょうか。

・無駄な在庫破棄コスト

例えば、ポイントカードのデザインを変更する場合、本社では本社に残っている在庫数を見ながら、新デザインのポイントカードを発注します。

ところが、本社も把握できていなかった流通在庫が各店舗に100枚ずつあった場合、新しいカードに切り替わった時点で、50店舗分で5000枚、100店舗分で10000枚もの「旧デザインのポイントカード」が残っている事になります。このように流通在庫は無駄な在庫破棄のコストを生んでしまう可能性があるのです。

・余計な制作コスト

流通在庫は廃棄コストだけでなく製作コストにも影響します。

多くの企業でロゴ入りのパンフレットなどは、本社が制作を一括発注しています。
本社のパンフレット在庫がなくなってしまえば、補充発注を行わなければなりませんが、各店舗にはまだ十分な在庫が残っている可能性があります。

流通在庫は本社から管理ができないため、捨てる分を含めて作るというような無駄を生み出してしまうのです。このような社内物品の適量制作においても、流通在庫が問題になってしまう事も少なくありません。

社内物品は直接利益を生む事はあまりありませんので、そこまで追求されないことも、このような問題を引き起こしてしまう原因となりますが、管理できない在庫は確実に利益を食いつぶしていることには間違いありません。

ではどのような対策をとったらいいのでしょう。

無駄な流通在庫を無くすために…

なぜこのようなことが起きるのか原因を考えてみましょう。余分を見越して在庫をするということは、注文しても予定通りに手元に届かないという現象に起因します。

本社では在庫を切らしてしまったり、また先ほどの話のように商品のついでに運ぶため約束の納期が守れなかったりということが余分な在庫を保険として確保することになるのです。

ですので、流通在庫を発生させないためには、在庫を切らさない、納期を明確にして確実に届けるという運用が必要となります。

在庫を切らさない、納期を明確にして確実に届けるという運用

社内物品の納期が正確になれば、店舗側も過剰に在庫を補充する必要性が無くなり、流通在庫の削減に繋がります。

また、流通在庫がなくなれば、本社側での在庫管理の精度も上がりますので、欠品や過剰在庫の削減にもつながります。合わせて余計な製作コストや廃棄コストの削減にもつながります。

そのような運用を実現するためには社内オペレーションの構築が必要となります。社内での体制作りが難しければ、アウトソーシングなどを検討してみてもいいかもしれません。

その際は、確実に約束の納期に届けることが可能なアウトソーサーを選ぶことが重要になるのは言うまでもありません。

次回は「内部統制の点においての社内物品管理」というテーマをご紹介します。


※1 社内物品は、備品や消耗品を総称したビズネットオリジナルの呼び方です。業界によって呼び方は異なります。下記に一部の業界の呼び方についてまとめているので、参考までにご確認ください。

各業界の社内物品の呼び方

業界 呼び方 該当するもの(一例)
製造業 副資材 工具・消耗品
金融業(銀行) 用度品・備品 契約書・約款類・消耗品
保険業 セールスツール・販促品・文具事務用品 消耗品・帳票・販促品
流通業 業務品・消耗品 店用備品・販促ツール・消耗品
建設業 備品・消耗品 消耗品・帳票類
安全用品 安全関連の備品・消耗品
メーカー 現場用品 消耗品・販促ツール
調剤薬局系 店舗備品 消耗品・お薬手帳・薬包

※消耗品とは主に事務用品・生活用品を指します。

各部署の社内物品の呼び方

部署 該当するもの
総務部 消耗品・備品
購買部 消耗品・備品・工具
営業企画部・販売促進部 販促品・セールスツール・印刷物
業務部 帳票・販促品・契約書

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