ビズネット株式会社は業務改善によって顧客サービス向上と新たなビジネスの展開を支援するアウトソーシングを提供します。

  1. HOME
  2. 間接材運用業務のお役立ちコラム
  3. 購買の必要性
  4. 間接材の購買コスト削減はトータルで判断しましょう

購買の必要性

第1回:間接材の購買コスト削減はトータルで判断しましょう

誰か黄色のインクがでるボールペン持っていませんか?

間接材の購買コスト削減はトータルで判断しましょう

多くの方が普段の業務で何気なく使っているボールペン。黒や赤を使うのが一般的だと思います。しかしとある業務でどうしても黄色のボールペンが必要になった時、どうしますか?


本当に必要ならとりあえず注文するしかありません

おそらくほとんどの方が、備品などの調達・管理をしている総務課などに購入を依頼するでしょう。総務課では、黄色のボールペンを扱っているサプライヤーを探して注文を依頼します。

注文を受けたサプライヤーも、めったに売れない商品の在庫はありませんので、問屋やメーカーに在庫の有無を確認し、在庫が無い場合は工場にも確認して納期を連絡します。

もし、サプライヤーから総務課に入荷する納期があまりに長い場合には、仕方なく他のサプライヤーを探すことになりますが、他のサプライヤーにも在庫があるかどうかは分かりません。

単機能・集約型 ⇒ 多機能・分散型の倉庫・物流システム

ようやく在庫を持ったサプライヤーを見つけたとしても、めったに売れない商品の出荷単位は、1箱10本単位など必要数を上回っているというケースもあります。

なんとか必要数で出荷してもらうよう交渉し納品してもらったとしても、普段購入していないサプライヤーの場合には、請求書に記載された支払日が通常の締日と異なるといった事も珍しくないので、経理にイレギュラー処理を依頼するための説明も必要です。

イレギュラーなことにはコストがかかるんです

このように、1本のボールペンを巡ってたくさんの人が動きます。そのボールペンを使用する社員に渡るまで、どれだけの人と時間をかけたのかは、どれだけの業務コストがかかっているのかと同じ意味です。

社外のことは関係ないと考える方もいらっしゃるかもしれません。

しかし、サプライヤーの業務コストは、商品の購入価格に跳ね返ってきませんでしたか。特殊な黄色のボールペンは、定価で請求されませんでしたか。赤や黒の定番のボールペンより高くありませんでしたか。

今回の例は極端な例かもしれません。しかし、従業員側から見ると気軽に調達を依頼する備品でも、備品調達を一括して行っている部門からみると、無視できない数のイレギュラーな作業が発生する可能性もあります。

ある企業では統一購買のために定番品を細かく決めた途端に、定番以外の物を必要とした社員の多くが現金建て替えで商品を購入して領収書の清算を行ったために、月末に経理部門に2,000枚ものの領収書が届いたという事実もあります。

このようなことが起きないようにするにはどうしたらいいのでしょうか

社内物品の購買のルールを検討する際に重要なことは、イレギュラーな業務が極力発生しない仕組みにすることを念頭におく事です。

イレギュラーな業務が極力発生しない仕組みにすることを念頭におく事

例えば、以下のような方法を挙げる事ができます。

  • 品揃えが豊富なサプライヤーを選択(イレギュラーな商品購入を減らす)
  • イレギュラーな支払処理が発生しない購入ルールの構築
  • 複数のサプライヤーへの注文を一本化できる仕組みの導入
  • イレギュラーな注文を事前チェックすることができるワークフローシステム
  • 検収データーと経理システムの連動

あなたのオフィスで似たようなことは起きていないでしょうか。

次回は「アウトソーシングの必要性」というテーマをご紹介します。


※1 社内物品は、備品や消耗品を総称したビズネットオリジナルの呼び方です。業界によって呼び方は異なります。下記に一部の業界の呼び方についてまとめているので、参考までにご確認ください。

各業界の社内物品の呼び方

業界 呼び方 該当するもの(一例)
製造業 副資材 工具・消耗品
金融業(銀行) 用度品・備品 契約書・約款類・消耗品
保険業 セールスツール・販促品・文具事務用品 消耗品・帳票・販促品
流通業 業務品・消耗品 店用備品・販促ツール・消耗品
建設業 備品・消耗品 消耗品・帳票類
安全用品 安全関連の備品・消耗品
メーカー 現場用品 消耗品・販促ツール
調剤薬局系 店舗備品 消耗品・お薬手帳・薬包

※消耗品とは主に事務用品・生活用品を指します。

各部署の社内物品の呼び方

部署 該当するもの
総務部 消耗品・備品
購買部 消耗品・備品・工具
営業企画部・販売促進部 販促品・セールスツール・印刷物
業務部 帳票・販促品・契約書

ページTOPへ