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間接材の運用業務の課題・解決

第2回:【課題解決編】社内物品・間接材業務の効率化について

【課題解決編】社内物品・間接材業務の効率化について

※1 社内物品の運用における課題について、前回、購買業務を統一化することで、間接材の購入コストの課題を解決できたと思ったら、オペレーションの課題が増えたという話をしましたが、今回はオペレーションの効率化について考えてみたいと思います。

購買業務の統一化のメリットと課題点

前回のおさらいをすると、全国に事業所をもつ会社がオフィス用品の購買業務を総務部に集中させたところ、購入コストの統一化、低減化、管理強化には成功したが、社内からの取りまとめ業務、仕入先への発注業務、納品物の荷受・仕分け・社内要求先への納品業務が増えてしまい、残業時間の増加、本来業務の遅延などを招いてしまい、効率化にはつながらなかったという話でした。

ではそれをどう解決すればいいか。

BtoB向けWeb販売サービスの導入

最近、オフィス用品のBtoB向けWeb販売サービスがあるのだから、そういうものを活用すれば良いじゃないか、という考えがあります。確かに、発注から納品まで総務部門の手を煩わさずに購入でき、間接材業務の効率化が実現できそうです。

BtoB向けWeb販売サービスの導入

ただ、これらのサービスにはできないことがあります。一つは「ワークフロー」にはまらない。つまり承認プロセスの外になってしまうということです。これでは購買の統一化で達成できた管理の強化からは離れてしまいます。

もう一つは、オフィス用品のような数が出る既製品はこれでも良いのですが、その他の社内部品、つまり販促品や帳票やカタログといった印刷物などの個別の物品については、取扱いができないということです。

社内物品業務の「クラウド化」

最近、業務システムなどで「クラウドサービス」の活用というキーワードが目立つようになりました。「クラウドサービス」とは、インターネットを経由して、社外の信頼できる企業が運営するサーバーで稼働する、その企業用にカスタマイズされたシステムを利用するサービスのことです。

社内物品業務の「クラウド化」

企業がこれまで自社内に置いていた業務システムを、「クラウドサービス」に置き換え、システムの機材や運用をアウトソーシング化することで、システムのオペレーションコストを下げること狙っています。

「クラウドサービス」と同様に、社内物品の購買業務に関する、購買、物流、管理業務をパッケージ化して企業向けにネットで提供するサービスがあります。

この「社内物品調達サービス」は、自社内にシステムを持つことなく導入が可能で、企業の実情やニーズに合わせてカスタマイズでき、間接材などの社内物品業務の「クラウド化」による効率化を実現させることができます。

このようなサービスを検討するのも方法のひとつになるかと思います。

次回は、「社内物品調達サービスシステムを活用したアウトソーシング活用」について、簡単な事例を交えながら紹介します。

※1 社内物品は、備品や消耗品を総称したビズネットオリジナルの呼び方です。業界によって呼び方は異なります。下記に一部の業界の呼び方についてまとめているので、参考までにご確認ください。

各業界の社内物品の呼び方

業界 呼び方 該当するもの(一例)
製造業 副資材 工具・消耗品
金融業(銀行) 用度品・備品 契約書・約款類・消耗品
保険業 セールスツール・販促品・文具事務用品 消耗品・帳票・販促品
流通業 業務品・消耗品 店用備品・販促ツール・消耗品
建設業 備品・消耗品 消耗品・帳票類
安全用品 安全関連の備品・消耗品
メーカー 現場用品 消耗品・販促ツール
調剤薬局系 店舗備品 消耗品・お薬手帳・薬包

※消耗品とは主に事務用品・生活用品を指します。

各部署の社内物品の呼び方

部署 該当するもの
総務部 消耗品・備品
購買部 消耗品・備品・工具
営業企画部・販売促進部 販促品・セールスツール・印刷物
業務部 帳票・販促品・契約書

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