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間接材の運用業務の課題・解決

第1回:【課題提起編】社内物品・間接材業務の効率化について

【課題提起編】社内物品・間接材業務の効率化について

間接材、用度品、副資材など、業種や企業によってその呼び方はまちまちですが、業務上必要なオフィス用品、販促物、印刷物、備品、工具、消耗品を総称して、ビズネットでは※1 社内物品と呼んでいます。この社内物品の運用業務について考えてみたいと思います。

社内物品の運用における課題

社内物品の運用における課題は、特にその取扱量が多く、多数の部門や拠点を持つ企業によく見られます。業種特有の課題もありますが間接材の課題は共通するもの多くあるため、今回は間接材の課題について考えてみましょう。

共通の課題としてあげられるのが、

・購入コストに関する課題

全社的に使う物品の購入が社内でまちまちに行われると、購入価格の不統一や、大量購入によるボリュームディスカウントの恩恵を受けられないなどのコスト的な課題と、予算、実績管理、在庫管理などの管理面での課題があります。

・オペレーション(運用業務)に関する課題

統一購買を行っている企業では、社内の取りまとめ部門が行う「社内からの受注」「多数の仕入先への発注」「仕入先からの荷受・仕分け・配送」「伝票処理」といった、いわゆる中継業務の増大による、業務時間の長期化や本来の業務のレベル低下といった課題があります。

社内物品の運用における課題

購入コストに関する課題を解決するには

間接材などの購入コストに関する課題をクリアするには、購買業務の統一化、つまり全社における統一購買の実施が最適な解決方法です。

例えば、ある企業では、業務で使う黒のボールペンを購入するのに、東京本社ではA社製、名古屋支店ではB社製、大阪支店ではC社製、地方の営業所にいたっては、それぞれの担当者が街で購入したものを購入伝票で処理していました。

このため、それぞれ購入金額がまちまちで、営業所で購入された分に関しては伝票処理まで発生していました。

購入コストに関する課題を解決するには

そこで、この会社ではオフィス用品の購買業務を本社で一括することにしました。例えばボールペンならA社製のものに統一し、一括購入することで、購入価格の一元化と、ボリュームディスカウントによる購入コストの削減に成功しました。

また、これにより、これまで曖昧だった予実管理や在庫管理といった管理面の強化、営業所からくる伝票処理の業務削減も期待できます。

しかし、その半面、先にあげた2つ目の課題「オペレーションに関する課題」はかえって増えてしまいました。これまで、事業所ごとに行われていたオフィス用品の購買業務を本社の総務部が一手に引き受けることになったため、全国の事業所からオフィス用品の手配業務が集中するようになったのです。

このため、総務部の担当者の残業時間が増えてしまい、もともとの業務にも遅れをきたすようになりました。結果、購入コストは下がったかもしれませんが、「見えないコスト」は増えてしまったのです。

この課題を解決するにはどうすればよいでしょうか?
次回は、「課題の解決方法」を考えてみたいと思います。

※1 社内物品は、備品や消耗品を総称したビズネットオリジナルの呼び方です。業界によって呼び方は異なります。下記に一部の業界の呼び方についてまとめているので、参考までにご確認ください。

各業界の社内物品の呼び方

業界 呼び方 該当するもの(一例)
製造業 副資材 工具・消耗品
金融業(銀行) 用度品・備品 契約書・約款類・消耗品
保険業 セールスツール・販促品・文具事務用品 消耗品・帳票・販促品
流通業 業務品・消耗品 店用備品・販促ツール・消耗品
建設業 備品・消耗品 消耗品・帳票類
安全用品 安全関連の備品・消耗品
メーカー 現場用品 消耗品・販促ツール
調剤薬局系 店舗備品 消耗品・お薬手帳・薬包

※消耗品とは主に事務用品・生活用品を指します。

各部署の社内物品の呼び方

部署 該当するもの
総務部 消耗品・備品
購買部 消耗品・備品・工具
営業企画部・販売促進部 販促品・セールスツール・印刷物
業務部 帳票・販促品・契約書

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