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物品購買業務の効率化

第3回:社内物品の購買業務の改善方法

社内物品の購買業務の改善方法

前回、購買業務を統一化することで、※1 社内物品の購入コストに関する課題は解決できたが、オペレーションに関する課題が増えてしまったという「社内物品の購買業務における課題」についてお話しました。

今回はこのオペレーションの効率化を含む購買業務の改善方法について考えてみたいと思います。

購入コストの改善がオペレーションへ与える影響

前回のおさらいを少しすると、全国に事業所をもつ会社がオフィス用品の購買業務を総務部に集中させたところ、購入コストの統一化、低減化、管理強化には成功しました。

しかし、社内からの取りまとめ業務、仕入先への発注業務、納品物の荷受・仕分け・社内要求先への納品業務が増えてしまい、残業時間の増加、本来業務の遅延などを招いてしまいました。

では、それをどう解決すればよいか。

社内物品のオペレーションを効率化

最近、オフィス用品のBtoB向けWeb販売サービスがあるのだから、そういうものを活用して改善すれば良いじゃないか、という考えもあります。確かに、発注から納品まで総務部門の手を煩わさずに購入できそうです。

ただ、これらのサービスにはできないことがあります。

一つは「ワークフロー」にはまらない。つまり承認プロセスの外になってしまいます。これでは購買業務の統一化で達成できた管理の強化からは離れてしまいます。

もう一つは、オフィス用品のような消耗品はこれでも良いのですが、その他の社内物品、つまり販促品や帳票、カタログといった印刷物などの個別の物品については取扱いができないということです。

社内物品のオペレーションを効率化

このような社内物品のオペレーションの改善には、それこそオフィス用品販売サービス会社が持っている仕組みを自社にフィットさせた形で用意しないと難しいでしょう。

次に、少し違う視点で見てみましょう。

購買業務をアウトソーシングして改善する

最近、業務システムなどで「クラウドサービス」の活用というキーワードが目立つようになりました。「クラウドサービス」とは、インターネットを経由して、社外の信頼できる企業が運営するサーバーで稼働する、その企業用にカスタマイズされたシステムを利用するサービスのことです。

企業がこれまで自社内に置いていた業務システムを、「クラウドサービス」に置き換え、システムの機材や運用をアウトソーシング化することで、課題となっていたシステムのオペレーションコストの改善を狙っています。

「クラウドサービス」と同様のことを、社内物品の購買業務でも行うことができます。

3PPL(3rd Party Purchasing and Logistics:購買と物流のアウトソーシング化)

社内物品の購買業務に関する、購買、物流、管理業務をパッケージ化し、導入する企業の実体やニーズに合わせてカスタマイズすることで、社内物品業務の「クラウド化」の実現による購買業務の改善が期待できます。

つまり、貴社専用の「社内物品調達サービスシステム」を自社で用意することなく導入が可能となるわけです。

※1 社内物品は、備品や消耗品を総称したビズネットオリジナルの呼び方です。業界によって呼び方は異なります。下記に一部の業界の呼び方についてまとめているので、参考までにご確認ください。

各業界の社内物品の呼び方

業界 呼び方 該当するもの(一例)
製造業 副資材 工具・消耗品
金融業(銀行) 用度品・備品 契約書・約款類・消耗品
保険業 セールスツール・販促品・文具事務用品 消耗品・帳票・販促品
流通業 業務品・消耗品 店用備品・販促ツール・消耗品
建設業 備品・消耗品 消耗品・帳票類
安全用品 安全関連の備品・消耗品
メーカー 現場用品 消耗品・販促ツール
調剤薬局系 店舗備品 消耗品・お薬手帳・薬包

※消耗品とは主に事務用品・生活用品を指します。

各部署の社内物品の呼び方

部署 該当するもの
総務部 消耗品・備品
購買部 消耗品・備品・工具
営業企画部・販売促進部 販促品・セールスツール・印刷物
業務部 帳票・販促品・契約書

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