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物品購買業務の効率化

第2回:社内物品の購買業務における課題について

社内物品の購買業務における課題について

間接材、用度品、副資材などなど、業種や企業によってその呼び方はまちまちですが、業務上必要なオフィス用品、販促物、印刷物、備品、工具、消耗品などを総称して、ビズネットでは※1 社内物品と呼んでいます。

今回は、この社内物品の購買業務の課題について考えてみたいと思います。

社内物品の購買業務における課題は、物品の取扱量が多く、複数の部門や拠点を持つ企業に特によく見られます。また、業種や取り扱う物品の種類によって、異なるものと共通のものがあります。

社内物品の購買業務における共通の課題

共通の課題は、購入コストとオペレーション(運用業務)の2つに大きく分けられます。

・購入コストに関する課題

全社的に使う物品の購入が社内でまちまちに行われると、購入価格の不統一や、大量購入によるボリュームディスカウントの恩恵を受けられないなどのコスト的な課題と、予算・実績管理、在庫管理など、購買業務の管理面での課題があります。

・オペレーション(運用業務)に関する課題

社内の取りまとめ部門が行う「社内からの受注」「多数の仕入先への発注」「仕入先からの荷受・仕分け・配送」「伝票処理」といった、いわゆる中継業務の増大による「本来の業務のレベル低下」、または「本来の業務の圧迫」などの課題があります。

購入コストの課題の解決方法

購入コストに関する課題をクリアするには、購買業務の統一化、つまり全社における統一購買の実施が最適な解決方法です。

例えば、ある企業では、業務で使う黒のボールペンを購入するのに、東京本社ではA社製、名古屋支店ではB社製、大阪支店ではC社製、地方の営業所にいたっては、それぞれの担当者が街で購入したものを購入伝票で処理していました。

このため、それぞれ購入金額がまちまちで、営業所で購入された分に関しては伝票処理まで発生していました。

一括購入

そこでこの会社では、オフィス用品の購買業務を本社で一括することにしました。ボールペンならA社製のものに統一し、一括購入することで、購入価格の一元化と、ボリュームディスカウントによる購入コストの削減に成功したのです。

またこれにより、これまで曖昧だった予実管理や在庫管理といった管理面の強化、営業所からくる伝票処理の業務削減も期待できます。

購入コストの課題を解決することの落とし穴

ただ、購入コストに関する課題が解決された半面、先にあげた2つ目の課題「オペレーションに関する課題」はかえって増えてしまいました。

これまで、事業所ごとに行われていたオフィス用品の購買業務を本社の総務部が一手に引き受けることになってしまったため、全国の事業所からオフィス用品の手配業務が集中するようになってしまったのです。

このために、総務部の担当者は残業時間が増えてしまい、もともとの業務にも遅れをきたすようになってしまいました。結果、購入コストは下がったかもしれませんが、「見えないコスト」は増えてしまったのです。

見えないコスト

この購買業務の新たな課題を解決するにはどうすればよいでしょうか?
次回は、「社内物品の購買業務の改善方法」について考えてみたいと思います。


※1 社内物品は、備品や消耗品を総称したビズネットオリジナルの呼び方です。業界によって呼び方は異なります。下記に一部の業界の呼び方についてまとめているので、参考までにご確認ください。

各業界の社内物品の呼び方

業界 呼び方 該当するもの(一例)
製造業 副資材 工具・消耗品
金融業(銀行) 用度品・備品 契約書・約款類・消耗品
保険業 セールスツール・販促品・文具事務用品 消耗品・帳票・販促品
流通業 業務品・消耗品 店用備品・販促ツール・消耗品
建設業 備品・消耗品 消耗品・帳票類
安全用品 安全関連の備品・消耗品
メーカー 現場用品 消耗品・販促ツール
調剤薬局系 店舗備品 消耗品・お薬手帳・薬包

※消耗品とは主に事務用品・生活用品を指します。

各部署の社内物品の呼び方

部署 該当するもの
総務部 消耗品・備品
購買部 消耗品・備品・工具
営業企画部・販売促進部 販促品・セールスツール・印刷物
業務部 帳票・販促品・契約書

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