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統一購買のメリット

第2回:その承認、本当に必要?社内の承認について考える

その承認、本当に必要?社内の承認について考える

※1 社内物品や間接材購買における承認は、予算管理をはじめとする内部統制において、大変に重要です。しかし、みなさんの会社では適切な承認行為が行われているでしょうか?

たとえば、不在になりがちな部長が決裁すべき書類を山積させてしまっているとか、はたまたそのような部長が、自分の承認印を部下に預けてしまっているとか…。または、昔からの社内ルールでとある部門長の承認が必要となっているが、今は形ばかりになっているとか…。

承認

本来、決められた部門予算に対して、適切な物品購入が行われているか、予算を超過しないか、などをチェックするのが、承認の目的のはずです。

しかし、前述のような理由で、チェックすべき人がチェックせずに承認されてしまうと、内部統制の問題がありますし、逆に承認しなくてもいい人も承認している状況があれば、それは実は「見えないコスト」を増大させている原因になっているかもしれません。

承認もそれなりに時間を要し、手間もかかるわけですから、ちりも積もれば、です。

社内承認を業務改革する

では、承認を業務改革すると考えてみましょう。

例えば、購入履歴がしっかりと残されるような社内物品購入システムが導入されているような企業では、ボールペンを5本とか、ノートを10冊など、文房具のような比較的少額のものの場合は承認を省略してしまっても、後で履歴を月次でチェックするルールにすることで十分な場合もあるでしょう。

また、購買契約で安く購入できる商品を定番品としてあつかい、これらの物品なら承認が不要、定番以外の商品購入時は要承認とすることで、統一購買的な観点で、購入コストの削減のメリットも享受できます。

もう一歩進めて考えてみると、購買システムに予算管理機能があれば、月の予算枠を設定し、予算枠の範囲内では承認をはぶき、予算枠を超える場合は承認にまわる、という仕組みを作ることでも承認を省略できます。

グリーン調達に取り組む

また、最近ではグリーン調達に取り組んでいる企業も多いと思います。

このような企業では、グリーン購入対象の物品を購入するときは承認を省略し、対象外の物を購入するときは、逆に正当な理由を申請させるようにすることで、グリーン購入の比率を上げることができます。これは適切な承認の運用の一つといえるでしょう。

グリーン調達

このように、単価が低く発注頻度が高い間接材の場合、形式を優先してしまうと業務のボトルネックが発生したり、未確認のままの承認が行われる原因をつくりだしてしまうこともあります。

何をどのように管理する必要があるかを明確にすることが承認行為を考えるうえで重要なポイントとなります。

※1 社内物品は、備品や消耗品を総称したビズネットオリジナルの呼び方です。業界によって呼び方は異なります。下記に一部の業界の呼び方についてまとめているので、参考までにご確認ください。

各業界の社内物品の呼び方

業界 呼び方 該当するもの(一例)
製造業 副資材 工具・消耗品
金融業(銀行) 用度品・備品 契約書・約款類・消耗品
保険業 セールスツール・販促品・文具事務用品 消耗品・帳票・販促品
流通業 業務品・消耗品 店用備品・販促ツール・消耗品
建設業 備品・消耗品 消耗品・帳票類
安全用品 安全関連の備品・消耗品
メーカー 現場用品 消耗品・販促ツール
調剤薬局系 店舗備品 消耗品・お薬手帳・薬包

※消耗品とは主に事務用品・生活用品を指します。

各部署の社内物品の呼び方

部署 該当するもの
総務部 消耗品・備品
購買部 消耗品・備品・工具
営業企画部・販売促進部 販促品・セールスツール・印刷物
業務部 帳票・販促品・契約書

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